সভায় অনুষ্ঠানের সার্বিক প্রস্তুতি, দায়িত্ব বণ্টন, শৃঙ্খলা ও সমন্বয়ের বিষয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হয়। আয়োজনকে নির্বিঘ্ন করতে গঠন করা হয়েছে একাধিক বিশেষ কমিটি ও উপকমিটি। অভ্যর্থনা, মঞ্চ ব্যবস্থাপনা, শৃঙ্খলা রক্ষা, স্বেচ্ছাসেবক সমন্বয়, প্রচার ও যোগাযোগসহ গুরুত্বপূর্ণ বিভিন্ন দায়িত্ব আলাদাভাবে বণ্টন করা হয়।