সভায় আসন্ন সংবর্ধনা অনুষ্ঠান সফল ও সুষ্ঠুভাবে সম্পন্ন করার লক্ষ্যে আয়োজনের বিভিন্ন বিষয় নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হয়। পাশাপাশি অনুষ্ঠান পরিচালনা, দায়িত্ব বণ্টন ও সার্বিক ব্যবস্থাপনা নিয়ে বিভিন্ন পরিকল্পনা গ্রহণ করা হয়।